1 phút hỏi đáp thuế: Bán hàng online đã xuất hóa đơn điện tử, nhưng khi khách hoàn hàng thì xử lý hóa đơn như thế nào?

Cụ thể, độc giả Trần Ba, 50 tuổi, hỏi: Đối với hóa đơn điện tử đã xuất ra khi bán hàng online, khi khách hoàn hàng thì xử lý hóa đơn như thế nào?

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn, trả lời:

Theo Nghị định 70/2025, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (gồm bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Như vậy, với đơn hàng online, thời điểm xuất hóa đơn phù hợp nhất là khi shiper giao hàng cho người mua. Tuy nhiên, thực tế người bán không biết shipper giao hàng vào thời điểm nào, chỉ có thể căn cứ vào trạng thái đơn hàng được các hãng vận chuyển hoặc sàn thương mại điện tử cập nhật. Trên phần xuất hóa đơn của phần mềm Nhanh.vn, các cửa hàng thông thường sẽ cài đặt trạng thái đơn hàng được giao thành công thì mới xuất hóa đơn.

Có hai trường hợp thường xảy ra khi bán hàng online. Trường hợp thứ nhất, khi shipper giao tới, khách xem hàng, nhưng từ chối nhận và hoàn lại luôn cho shipper. Khi đó, trạng thái đơn hàng hiển thị trên hệ thống của các hãng vận chuyển hoặc sàn thương mại điện tử là "Hoàn". Như vậy, bên bán không cần phải xuất hoá đơn với trường hợp này.

Trường hợp thứ hai, người mua hoàn hàng sau khi đã nhận hàng từ shipper. Như vậy, trạng thái đơn hàng trên đã được các hãng vận chuyển hoặc sàn thương mại điện tử ghi nhận là "Thành công". Người bán cần tạo một phiếu trả hàng để ghi nhận việc hoàn trả hàng hoá của người mua.

Khi đó, phần mềm xuất hoá đơn của nhiều đơn vị sẽ tạo ra một hoá đơn điều chỉnh giảm tương ứng với phiếu trả hàng. Trên hóa đơn điều chỉnh giảm này sẽ ghi rõ điều chỉnh hóa đơn gốc là hóa đơn nào, mặt hàng nào được trả lại, số lượng đơn giá như thế nào để shop được giảm trừ doanh thu cho đúng.

Phan Trang