Chuyên gia Thuế: Chi sai 1 triệu cũng có thể mất hàng loạt ưu đãi thuế

Doanh nghiệp thường sai sót ở đâu?

Trong talkshow "Doanh nghiệp làm gì để tối ưu hóa chi phí thuế?" do Báo Tài chính – Đầu tư tổ chức mới đây, bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam cho biết nhiều doanh nghiệp thường mắc sai sót khiến chi phí thuế bị đội lên không đáng có.

Trước hết là vấn đề trích khấu hao. Tài sản muốn được khấu hao phải có hóa đơn, chứng từ chứng minh quyền sở hữu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại dùng đất hoặc nhà của giám đốc để kinh doanh, vẫn trích khấu hao như tài sản của công ty – điều này là sai.

Thứ hai là chi phí lãi vay. Đây là khoản chi lớn, nhưng nếu khoản vay dùng để góp vốn, hoặc vay từ tổ chức không phải tín dụng, thì bị hạn chế. Đặc biệt, với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, chi phí lãi vay bị khống chế ở mức 30% trên EBITDA. Nhiều doanh nghiệp không xác định được thế nào là "giao dịch liên kết", nên vẫn hạch toán bình thường, cuối cùng toàn bộ chi phí bị loại trừ.

Ngoài ra còn có các chi phí với người lao động. Nhiều khoản lẽ ra được hạch toán nhưng doanh nghiệp không biết, lại ghi vào khoản khác nên bị loại trừ. Hay vấn đề hóa đơn – chứng từ: mua hóa đơn không hợp pháp, từ đơn vị "mất tích bỏ trốn"... dẫn đến chi phí không được chấp nhận. Khi chi phí bị loại, lợi nhuận bị tính "khống", và doanh nghiệp phải nộp thêm thuế thu nhập doanh nghiệp.

"Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp cấp trang phục cho người lao động bằng tiền 5 triệu đồng/năm, đồng thời cấp thêm hiện vật như đồng phục, bảo hộ lao động và có đầy đủ hóa đơn chứng từ, thì toàn bộ khoản này được hạch toán vào chi phí hợp lý, người lao động không phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Nhưng nếu không biết, chi toàn bộ 6 triệu đồng bằng tiền, phần vượt 1 triệu đồng lại không được tính chi phí hợp lệ, đồng thời phải chịu thuế thu nhập cá nhân", bà Cúc ví dụ.

Tương tự, với công tác phí hay khoản chi hộ, vị chuyên gia cho biết nếu doanh nghiệp có văn bản khoán hoặc ủy quyền hợp lệ, người lao động có thể thanh toán bằng tài khoản cá nhân, hóa đơn vẫn được xuất cho doanh nghiệp, và khoản chi này được tính hợp lệ. Làm sai quy trình, doanh nghiệp sẽ mất quyền khấu trừ chi phí.

"Một ví dụ khác là doanh nghiệp may mặc, nơi sử dụng nhiều lao động nữ. Các khoản hỗ trợ như khám sức khỏe, nhà trẻ, thai sản… đều được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế. Nếu chi 500 triệu đồng, số tiền này được hạch toán ngay; giả sử doanh nghiệp có lợi nhuận chịu thuế 1 tỷ đồng, thì chỉ còn phải nộp thuế trên phần 500 triệu đồng còn lại. Nhiều doanh nghiệp không nắm rõ quy định này nên bỏ lỡ ưu đãi đáng kể", bà Cúc dẫn chứng.

Làm sao để tận dụng chính sách giảm trừ hợp pháp?

Theo Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế, hóa đơn, chứng từ là vấn đề khó khăn của doanh nghiệp, gồm hai khâu: đầu vào và đầu ra.

Với hóa đơn đầu vào – hàng hóa, vật tư mua vào – muốn đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng và được tính vào chi phí hợp lệ, hóa đơn phải hợp pháp, mua từ đơn vị đang hoạt động. Nhiều doanh nghiệp không kiểm tra, mua hàng từ đơn vị "mất tích, bỏ trốn", hoặc bộ phận nghiệp vụ thông đồng mua ngoài, rất nguy hiểm. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ đối tác, tránh giao dịch với doanh nghiệp có rủi ro theo thông báo của cơ quan thuế.

Với hóa đơn đầu ra – thể hiện doanh thu và nghĩa vụ thuế – thời điểm xuất hóa đơn phải chính xác. Nhiều doanh nghiệp mơ hồ, gom hóa đơn cuối ngày hoặc cuối tuần mới xuất, điều này vi phạm quy định. Chỉ một số trường hợp có đối soát hai bên mới được phép xuất chậm.

"Doanh nghiệp cần nắm rõ điều kiện ưu đãi thuế: không phải cứ "doanh nghiệp mới" là được ưu đãi, mà phải xét theo địa bàn, lĩnh vực... Trong ưu đãi thuế còn có nhiều khoản thu nhập khác nhau, nếu không hiểu rõ sẽ khó áp dụng. Vì vậy, doanh nghiệp phải có kế hoạch tài chính, kế hoạch thuế rõ ràng; bộ phận kế toán – tài chính phải vững để quản lý hóa đơn, chứng từ; tuyệt đối tránh mua hóa đơn bất hợp pháp", bà Cúc khuyến nghị.

Vị chuyên gia cho biết doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên tắc: thuế giá trị gia tăng khi nào được khấu trừ hoặc hoàn thuế; chi phí nào được tính thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí nào không; khoản nào phải nộp thuế thu nhập cá nhân, khoản nào được miễn.

Bên cạnh đó, nên tận dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý hoặc đơn vị tư vấn thuế chuyên nghiệp. Một doanh nghiệp khó có thể vừa sản xuất, vừa tìm thị trường, lại vừa nắm bắt toàn bộ chính sách thuế. Vì vậy, cần có đội ngũ hỗ trợ.

Nếu doanh nghiệp có kế toán vững, có thể tự kê khai, nộp thuế. Nhưng trong nhiều trường hợp – như xác định dự án, địa bàn, lĩnh vực được ưu đãi – nên nhờ đơn vị tư vấn thuế bên ngoài. Các đơn vị này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp về quản lý tài chính, chi phí và định hướng kinh doanh.

Với doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, có thể thuê đại lý thuế – những đơn vị được cấp phép ký hợp đồng kê khai, nộp, đăng ký và giải trình thuế thay doanh nghiệp. Giải pháp này giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao mức độ tuân thủ.