Dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ thay thế những giấy tờ nào trong thủ tục hành chính?

Mới đây, Thứ trưởng Bộ Tư pháp Nguyễn Thanh Tịnh đã ký ban hành Quyết định số 3458/QĐ-BTP về việc công bố dữ liệu hộ tịch và hướng dẫn kết nối, khai thác, sử dụng dữ liệu hộ tịch nhằm thay thế giấy tờ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC).

Theo đó, các dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) đủ điều kiện khai thác, sử dụng để thay thế giấy tờ trong hồ sơ TTHC gồm: Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn/bản sao Trích lục kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Trích lục khai tử/Giấy chứng tử/bản sao Trích lục khai tử.

Ngoài ra còn có các giấy tờ hộ tịch khác như: Trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con; Giấy chứng nhận đăng ký nhận nuôi con nuôi; Trích lục đăng ký giám hộ, Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ, Trích lục đăng ký giám sát giám hộ, Trích ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, Trích lục ghi chú kết hôn, Trích lục ghi chú ly hôn, Trích lục ghi vào sổ việc hộ tịch khác.

Việc khai thác dữ liệu nêu trên nhằm mục tiêu thay thế hoặc cắt giảm thành phần hồ sơ trong các TTHC thông qua việc sử dụng dữ liệu sẵn có trong CSDLHTĐT. Quá trình này phải tuân thủ quy định về bảo mật thông tin, quyền sở hữu trí tuệ, bí mật đời tư; tuân thủ các quy định, hướng dẫn kỹ thuật về trao đổi dữ liệu và các nguyên tắc, quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị; phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Bộ Tư pháp.

Quyết định cũng nêu rõ các trường thông tin được chia sẻ gồm dữ liệu về đăng ký khai sinh (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, quê quán, dân tộc, quốc tịch, số định danh cá nhân, thông tin cha mẹ, số giấy khai sinh, cơ quan đăng ký…), dữ liệu về khai tử (họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú, giấy tờ tùy thân, nơi đăng ký khai tử, ngày đăng ký…), dữ liệu về đăng ký kết hôn (thông tin vợ chồng, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú, giấy tờ tùy thân, ngày xác lập quan hệ hôn nhân…), và dữ liệu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (họ tên, ngày sinh, số định danh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú, tình trạng hôn nhân).

Các dữ liệu này được chia sẻ và khai thác theo mức độ hoàn thiện của CSDL, căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ về cắt giảm, đơn giản hóa TTHC dựa trên dữ liệu.

Cũng theo Quyết định này, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm rà soát, tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC của ngành, lĩnh vực; các TTHC thuộc thẩm quyền của UBND cấp tỉnh, cấp xã, trên cơ sở khai thác dữ liệu trong CSDLHTĐT để thay thế giấy tờ theo quy định tại Điều 7 Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP.

Việc kết nối phải được thực hiện trên cơ sở Tài liệu kết nối của Bộ Tư pháp để điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp Bộ, cấp tỉnh, bảo đảm phù hợp và đáp ứng yêu cầu khai thác dữ liệu hộ tịch theo quy định pháp luật.

Bộ Tư pháp cũng đã ban hành Tài liệu kết nối, khai thác, chia sẻ thông tin giữa CSDLHTĐT với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp Bộ, cấp tỉnh, kèm theo Phụ lục hướng dẫn một số nội dung cần lưu ý trong quá trình triển khai.

Theo Phụ lục, Bộ Tư pháp nhấn mạnh rằng các dữ liệu công bố được sử dụng để thay thế bản giấy Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn, Trích lục kết hôn; Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Trích lục khai tử/Giấy chứng tử trong giải quyết TTHC của các Bộ, cơ quan ngang Bộ và UBND tỉnh, thành phố. Những dữ liệu khác như thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch; đăng ký nhận cha, mẹ, con; nhận nuôi con nuôi; giám hộ; chấm dứt hoặc giám sát giám hộ… có thể được sử dụng thay thế giấy tờ theo lộ trình triển khai.

Trường hợp CSDLHTĐT không có thông tin mà công dân vẫn còn bản chính giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin trong CSDLHTĐT không thống nhất với giấy tờ hộ tịch mà công dân cung cấp, cơ quan tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn công dân liên hệ UBND cấp xã nơi đăng ký hộ tịch trước đây hoặc UBND cấp xã nơi cư trú để cập nhật/điều chỉnh thông tin trong CSDLHTĐT theo quy định pháp luật hộ tịch.

Bộ Tư pháp cũng đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ và UBND các tỉnh, thành phố trao đổi, thống nhất với Bộ Tư Pháp về phạm vi, hình thức, cấu trúc dữ liệu kết nối, trách nhiệm bảo đảm an ninh, an toàn thông tin và bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ, đăng ký hộ tịch trực tuyến và thực hiện kiểm thử trước khi kết nối chính thức giữa các hệ thống.

Khánh Hân (t/h)