Go-Live Workday “thần tốc” tại Coteccons trong 4 tháng: VSOL tạo nên chuẩn mực mới như thế nào?

Cuộc “chạy nước rút” với tinh thần Own it - One team

Trong làn sóng chuyển đổi số những năm gần đây, các nền tảng quản trị doanh nghiệp như ERP, CRM hay HCM ngày càng trở nên phổ biến. Bản thân công nghệ, vì thế, không còn là phần khó nhất của một dự án chuyển đổi. Thách thức thực sự nằm ở việc chuẩn hóa quy trình, thay đổi cách phối hợp và đưa cả tổ chức cùng vận hành trên một hệ thống thống nhất, khiến nhiều dự án triển khai các nền tảng quản trị doanh nghiệp thường kéo dài nhiều tháng trời, thậm chí hơn một năm.

Đó cũng là bài toán VSOL - Công ty thành viên của Coteccons Groups phải đối mặt khi quyết định triển khai Workday - nền tảng quản trị nguồn nhân lực được nhiều tập đoàn toàn cầu sử dụng - cho hơn 4.000 nhân sự Coteccons.

Ngay từ khi khởi động dự án, Chủ tịch Bolat Duisenov đã xác định, mục tiêu không chỉ nằm ở việc triển khai một hệ thống mới, mà là xây dựng một môi trường làm việc nơi con người được đặt ở vị trí trung tâm, được trao niềm tin, trao quyền và được hỗ trợ bởi những quyết định dựa trên dữ liệu minh bạch, có tính kết nối.

Đáng nói, đội ngũ triển khai đã phải chạy đua với một mục tiêu đầy áp lực: Go-Live chỉ sau bốn tháng. Theo ông Đoàn Hải Nam, Giám đốc Điều hành VSOL, trong khi trên thị trường thường cần khoảng một năm để triển khai, Coteccons vẫn quyết định giữ mốc Go-Live ngay đầu năm tài chính 2027 để kịp thiết lập hệ thống KPI mới cho toàn doanh nghiệp.

Sức ép của mục tiêu đó nhanh chóng bộc lộ. Trong suốt quá trình triển khai, đội dự án đã ba lần đề xuất lùi thời điểm Go-Live khi khối lượng công việc và yêu cầu phối hợp giữa các đơn vị liên tục phát sinh.

Tuy nhiên, Ban Điều hành vẫn giữ nguyên cam kết Go-Live ngay đầu năm tài chính 2027. Theo bà Nguyễn Thị Thanh Hương, Giám đốc Quản trị nguồn nhân lực Coteccons, việc giữ nguyên mốc Go-Live cũng đồng nghĩa dự án không còn là nhiệm vụ của riêng Bộ phận Quản trị Nguồn nhân lực hay IT. Mỗi thành viên đều phải coi việc hoàn thành dự án là trách nhiệm của chính mình - điều Coteccons gọi là tinh thần OWN IT.

Điều đó nhanh chóng được phản ánh vào cách dự án vận hành. Trong suốt bốn tháng triển khai, các nhóm dự án liên tục rà soát quy trình và xử lý ngay những điểm nghẽn phát sinh để không ảnh hưởng đến tiến độ Go-Live. Có thời điểm, chỉ cần một quy trình cần được thống nhất, những người liên quan lập tức được huy động để cùng xem xét và đưa ra quyết định, thay vì chờ các vòng phản hồi thông thường.

Nếu OWN IT giúp mọi thành viên cùng chia sẻ trách nhiệm đối với mục tiêu chung, thì ONE TEAM trở thành cách thức vận hành của toàn dự án. Bộ phận Quản trị Nguồn nhân lực, IT, VSOL và đối tác Rolling Arrays không còn làm việc như những đơn vị độc lập mà vận hành như một đội ngũ thống nhất, liên tục trao đổi, phản biện và điều chỉnh để giải quyết từng vấn đề phát sinh.

Đó cũng là điều gây ấn tượng nhất với ông Spencer Lin, Trưởng bộ phận Tư vấn Workday của Rolling Arrays. Ông nhận xét: "Tinh thần hợp tác diễn ra xuyên suốt giữa tất cả các thành viên. Chúng tôi có rất nhiều cuộc trao đổi, đối thoại hiệu quả và tất cả đều hướng về một mục tiêu chung là làm sao để hiệu quả kinh doanh và hiệu quả vận hành của Coteccons được tốt nhất, nhanh nhất."

Theo ông Spencer, chính khả năng phối hợp, thích ứng nhanh và cùng hướng tới một mục tiêu chung đã giúp dự án duy trì tiến độ trong suốt quá trình triển khai. Kết quả là dự án đã Go-Live đúng kế hoạch sau bốn tháng, tạo ra một "new norm" - một chuẩn mực mới về tốc độ triển khai các dự án Workday tại Việt Nam.

Giải bài toán Việt Nam trên một nền tảng toàn cầu

Go-Live đúng tiến độ mới chỉ là một phần của dự án. Thách thức lớn hơn là làm thế nào để một nền tảng quản trị toàn cầu như Workday có thể đáp ứng những yêu cầu vận hành rất đặc thù của doanh nghiệp Việt Nam.

Theo ông Đoàn Hải Nam, một trong những bài toán nan giải khi triển khai các hệ thống quản trị nguồn nhân lực quốc tế tại Việt Nam nằm ở bài toán Payroll. Khác với nhiều chức năng có thể áp dụng theo chuẩn toàn cầu, quy trình tính lương chịu tác động của nhiều yếu tố đặc thù về chính sách, quy định và cách thức vận hành của từng doanh nghiệp.

Thay vì lựa chọn một giải pháp trung gian hoặc giữ quy trình tính lương tách biệt khỏi hệ thống, VSOL đã đưa ra điều mà ông Nam gọi là một "crazy decision": chủ động phát triển module Payroll, tích hợp trực tiếp vào Workday để số hóa toàn bộ quy trình tính lương.

Quyết định này không chỉ giúp mở rộng khả năng của nền tảng Workday trong bối cảnh Việt Nam, mà còn phản ánh cách tiếp cận của VSOL đối với chuyển đổi số: không dừng lại ở việc triển khai một phần mềm theo quy trình chuẩn, mà sẵn sàng phát triển thêm những năng lực cần thiết để giải quyết các bài toán vận hành thực tế của doanh nghiệp.

Ở góc độ quản trị, đây cũng là điểm khác biệt giữa việc triển khai một phần mềm và xây dựng một nền tảng quản trị. Workday mang đến nền tảng chuẩn quốc tế, trong khi năng lực triển khai và phát triển giải pháp của VSOL giúp nền tảng đó có thể vận hành hiệu quả trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam.

Từ dự án Workday tại Coteccons, VSOL không chỉ cho thấy năng lực triển khai một nền tảng quản trị nguồn nhân lực chuẩn quốc tế trong thời gian ngắn, mà còn khẳng định khả năng phát triển những giải pháp phù hợp với yêu cầu vận hành của doanh nghiệp Việt Nam. Khi các dự án chuyển đổi số ngày càng đòi hỏi cả tốc độ triển khai lẫn khả năng thích ứng, đó cũng sẽ là giá trị mà VSOL tiếp tục theo đuổi trong vai trò đối tác đồng hành cùng doanh nghiệp.

Hà Anh