Hội chứng “họp hành vô tận”: Khi doanh nghiệp "đốt tiền" trong phòng họp

Có những ngày đi làm, lịch họp kín từ sáng đến chiều, để rồi tan sở nhận ra… công việc vẫn còn nguyên. “Chúng ta họp để lên lịch họp tiếp theo” – câu nói đùa nhưng lại là thực tế ở không ít doanh nghiệp. Hội chứng “họp hành vô tận” đã trở thành một trong những nỗi ám ảnh lớn nhất của dân văn phòng, đồng thời là “hố đen” nuốt chửng năng suất và tiền bạc của công ty.

Khi họp trở thành thói quen, không phải nhu cầu

Không ít nhân viên văn phòng có thể kể vanh vách: thứ Hai họp đầu tuần, thứ Tư họp dự án, thứ Sáu họp tổng kết – chưa kể các cuộc họp đột xuất. Mục tiêu nhiều khi không rõ ràng, agenda mờ nhạt, số người tham gia thì “đông như hội nghị”, nhưng quyết định lại… xin hẹn lần sau.

Nguyên nhân thường đến từ thói quen “đã thành nếp”, tâm lý sếp muốn kiểm soát, hoặc đơn giản là “sợ chịu trách nhiệm nên họp để phân tán”. Thêm vào đó, việc thiếu kỹ năng điều phối và lạm dụng công cụ công nghệ cũng khiến mọi vấn đề đều bị kéo vào phòng họp, thay vì giải quyết qua email hay nền tảng quản lý công việc.

Những đánh đổi của những cuộc họp liên miên

Hậu quả dễ thấy nhất là năng suất sụt giảm. Nhân viên dành hàng giờ ngồi trong phòng họp, trong khi công việc chính bị trì trệ, buộc họ phải làm bù giờ hoặc mang việc về nhà. Nhưng tổn thất lớn hơn lại nằm ở… tiền bạc.

Một phép tính đơn giản: một công ty 50 nhân viên, lương trung bình 20 triệu đồng/tháng, tương đương khoảng 125.000 đồng cho mỗi giờ làm việc. Nếu mỗi nhân viên dành 20 giờ/tháng cho họp, tổng cộng công ty mất 1.000 giờ, tương đương 125 triệu đồng mỗi tháng, tức khoảng 1,5 tỷ đồng mỗi năm. Đó là chưa tính đến chi phí cơ hội khi deadline bị lùi hoặc khách hàng phải chờ đợi.

Cách thoát khỏi “ma trận” họp hành

Chuyên gia quản trị khẳng định: họp không phải tội đồ, nhưng họp quá nhiều và không hiệu quả lại là vấn đề. Một số giải pháp đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng:

Đặt câu hỏi trước khi họp: Mục tiêu là gì? Quyết định nào cần đưa ra? Có thể thay bằng email không?

Agenda bắt buộc: Nếu không có nội dung gửi trước, cuộc họp sẽ bị hủy.

Time-boxing: Giới hạn họp 15 – 30 – 60 phút, không “trôi dạt” vô tận.

Giới hạn số người tham gia: Chỉ những ai thực sự liên quan mới cần ngồi trong phòng họp.

Thử nghiệm “No Meeting Day”: Một ngày không họp để nhân viên tập trung xử lý công việc.

Kết thúc bằng hành động: Mỗi cuộc họp phải chốt người chịu trách nhiệm và deadline rõ ràng.

Văn hoá họp quyết định hiệu quả

Cuối cùng, giải pháp quan trọng nhất nằm ở văn hoá doanh nghiệp. Nếu lãnh đạo không gương mẫu trong việc tiết chế họp, nhân viên cũng khó thay đổi. Chỉ khi người đứng đầu coi trọng hiệu quả hơn hình thức, tinh thần “ít họp, họp ngắn, họp có mục tiêu” mới lan tỏa được.

Có thể nói, họp không phải vấn đề đáng tẩy chay, thậm chí là công cụ quan trọng để phối hợp giữa lãnh đạo và nhân viên, giúp chủ doanh nghiệp, tổ chức ra quyết định tốt hơn. Nhưng hội chứng “họp hành vô tận” lại biến nó thành nỗi sợ hãi của dân văn phòng và gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. Có lẽ đã đến lúc nhiều công ty nên thử một nguyên tắc đơn giản: nếu không có agenda, không có quyết định, thì tốt nhất… đừng họp.

Phan Trang