Vì sao CEO luôn cảm thấy quá tải, làm mãi không hết việc?

Trách nhiệm phình to, thời gian thì không

Khảo sát mới nhất của Malta Chamber of Commerce (5/2025) cho thấy khoảng 90% CEO thừa nhận đang phải đảm nhận khối lượng công việc vượt khả năng, và 77% cảm thấy căng thẳng thường trực. Khối lượng việc gia tăng trong khi quỹ thời gian không thay đổi là nguyên nhân hiển nhiên, nhưng sâu xa hơn là sự phức tạp hóa của vai trò lãnh đạo trong kỷ nguyên số.

Trước đây, CEO tập trung vào chiến lược, doanh thu và nhân sự. Còn nay, họ phải cùng lúc theo dõi chuyển đổi số, phát triển bền vững (ESG), rủi ro công nghệ, truyền thông xã hội, và khủng hoảng thương hiệu. Theo McKinsey & Company, hầu hết lãnh đạo cấp cao chưa được chuẩn bị tốt cho “phần mềm” của công việc – tức năng lực thích ứng, linh hoạt và tự nhận thức – trong khi đó lại chính là kỹ năng quan trọng nhất giúp họ không bị “ngập”.

Thêm vào đó, đại dịch và thời kỳ hậu COVID-19 đã kéo giãn ranh giới giữa công việc và đời sống. CEO giờ đây không thực sự “rời văn phòng”: điện thoại, email, nhóm chat khiến công việc len lỏi vào mọi khoảng trống cá nhân. Báo cáo của Businessolver (2024) cho biết hơn một nửa (55%) CEO gặp vấn đề sức khoẻ tinh thần trong năm qua – con số phản ánh áp lực vô hình của vị trí “đứng mũi chịu sào”.

Khi “làm việc” nhiều hơn nhưng lại hiệu quả ít hơn

Không ít CEO thừa nhận họ đang làm quá nhiều việc thay vì làm đúng việc. Một nghiên cứu trên tạp chí Harvard Business Review từng chỉ ra rằng các lãnh đạo dành tới 72% thời gian cho các cuộc họp và tương tác nội bộ, trong khi chỉ 28% cho các hoạt động tạo giá trị thực sự như chiến lược, sáng tạo hay phát triển con người.

Tình trạng “collaborative overload” – quá tải giao tiếp – đang trở thành vấn nạn trong môi trường lãnh đạo. CEO là trung tâm của mọi luồng thông tin: họp với ban điều hành, trao đổi với cổ đông, phản hồi truyền thông, gặp đối tác, cập nhật dự án. Việc bị kéo giãn liên tục khiến họ khó duy trì “deep work” – quãng thời gian tập trung cao độ để tư duy chiến lược. Kết quả là dù làm nhiều giờ hơn, hiệu quả tổng thể lại giảm.

Một nghiên cứu của Harvard Business School còn cảnh báo, áp lực nghề nghiệp kéo dài không chỉ ảnh hưởng năng suất mà còn rút ngắn tuổi thọ trung bình của CEO. Căng thẳng mãn tính làm tăng nguy cơ tim mạch, mất ngủ, suy giảm trí nhớ và khiến khả năng ra quyết định bị sai lệch. Khi người lãnh đạo kiệt sức, tổ chức phía sau cũng dễ rơi vào tình trạng mất định hướng.

Học cách “không làm” – Nghệ thuật giảm tải của người đứng đầu

Điều nghịch lý là nhiều CEO không thiếu năng lực, mà thiếu chiến lược quản lý năng lượng và thời gian. Những người thành công bền vững thường không cố làm tất cả, mà tập trung vào những việc chỉ họ mới làm được.

Các chuyên gia từ McKinsey gợi ý 4 hướng để lãnh đạo thoát khỏi “bẫy quá tải”:

Thiết lập ưu tiên rõ ràng. Mỗi ngày nên xác định 3 việc quan trọng nhất – thay vì 20 việc cần hoàn thành. CEO nên học cách nói “không” với những nhiệm vụ không gắn với chiến lược cốt lõi.

Trao quyền thật sự, không chỉ ủy quyền. Việc phân quyền nửa vời khiến công việc quay lại vòng tròn cũ. Khi trao quyền, cần kèm theo niềm tin và cơ chế kiểm soát rõ ràng. Một COO mạnh có thể giảm 30–40% khối lượng công việc vận hành cho CEO.

Giảm họp, tăng kết nối giá trị. Nhiều tập đoàn áp dụng “Zero Meeting Day” – ngày không họp trong tuần – để giúp lãnh đạo có thời gian tập trung sâu. Các CEO như Satya Nadella (Microsoft) hay Tim Cook (Apple) đều ưu tiên khoảng thời gian yên tĩnh cho tư duy chiến lược buổi sáng.

Đầu tư vào sức khoẻ tinh thần và thể chất. Nghiên cứu của World Economic Forum cho thấy các lãnh đạo dành 30 phút tập thể dục mỗi sáng có khả năng ra quyết định nhanh hơn 20% và kiểm soát cảm xúc tốt hơn trong khủng hoảng. Nghỉ ngơi, thiền định, hoặc đơn giản là “tắt điện thoại sau 22h” – đều là cách tái tạo năng lượng cần thiết.

Bên cạnh đó, xây dựng văn hoá tổ chức tự chủ cũng là cách giúp CEO giảm tải lâu dài. Khi đội ngũ được khuyến khích tự chịu trách nhiệm, ra quyết định và chia sẻ thông tin minh bạch, vai trò CEO chuyển từ “người giải quyết” sang “người định hướng”.

Một ví dụ điển hình là công ty phần mềm Atlassian (Úc), nơi ban lãnh đạo chỉ họp 1 lần/tuần, còn lại dành thời gian cho phản hồi trực tiếp và sáng tạo. Nhờ đó, năng suất nhân viên tăng 25%, còn CEO báo cáo mức độ stress giảm gần một nửa.

Sự quá tải của CEO không chỉ là vấn đề cá nhân, mà phản ánh thực tế doanh nghiệp hiện đại đang đòi hỏi quá nhiều ở một người duy nhất. Trong kỷ nguyên biến động, người lãnh đạo cần hiểu rằng giá trị của họ không nằm ở số giờ làm việc, mà ở chất lượng quyết định và tầm ảnh hưởng.

Đôi khi, năng lực quan trọng nhất của một CEO không phải là “làm nhiều”, mà là biết dừng đúng lúc – dừng để suy nghĩ, để trao quyền, và để doanh nghiệp tự vận hành trơn tru dù mình không có mặt.

Một CEO thông minh không phải người gánh hết việc, mà là người biết thiết kế lại hệ thống để mình có thể gánh ít hơn – mà tổ chức vẫn mạnh hơn.

Phan Trang